Kaufmann/-frau - Büromanagement: Ausbildung und Aufgaben

Was macht eine Kauffrau oder ein Kaufmann für Büromanagement im Berufsalltag?

Ständig unterwegs zu sein, ist gar nicht deins? Dann können wir dich beruhigen. Als Kauffrau oder Kaufmann für Büromanagement startest du deinen Tag – Überraschung – im Büro … oder aber im Besprechungszimmer, am Empfang sowie am Serviceschalter. Vielleicht kann eins dieser Plätzchen dein Wohlfühlort werden. Hier schaltest du als erstes den Computer an und legst laut der Bundesagentur für Arbeit etwa mit diesen Aufgaben los:  

• Termine planen und kontrollieren 

• am Computer Geschäftsbriefe (formelle Schriftstücke) erstellen 

• Protokolle und Berichte schreiben 

• Präsentationen entwerfen 

• Sitzungen und Dienstreisen vorbereiten 

• Büromaterial beschaffen  

• Anrufe von Lieferanten entgegennehmen 

• telefonische oder direkte Kundenanfragen beantworten 

• Angebote für Produkte und Dienstleistungen einholen 

• Rechnungen und Statistiken erstellen 

• Zahlungseingänge überwachen 

• sonstige Verwaltungsaufgaben erledigen (siehe Grafik zu den Ausbildungsthemen) 

In welchen Abteilungen du eingesetzt wirst, hängt vom Betrieb ab: Personal, Buchhaltung, Einkauf, Marketing oder Sekretariat – du bist überall dort gefragt, wo Organisationstalent gebraucht wird. 

Welche Voraussetzungen musst du erfüllen?

Ein bestimmter Schulabschluss ist gesetzlich nicht vorgeschrieben. Viele Betriebe wünschen sich aber mindestens einen mittleren Schulabschluss (Realschule). Mitbringen solltest du außerdem: 

• eine ärztliche Bescheinigung über eine Erstuntersuchung, falls du unter 18 Jahre alt bist 

• den Ausbildungsvertrag mit einem Ausbildungsbetrieb (freie Plätze findest du in unserem Stellenmarkt oder am Text-Ende) 

• Organisationstalent und Verantwortungsbewusstsein 🗃️ 

• eine sorgfältige und strukturierte Arbeitsweise 

• gute Rechtschreib- und Grammatikkenntnisse 

• einen sicheren Umgang mit Computern – du wirst dich in spezielle Programme einarbeiten 

• Kommunikationsfähigkeit – am Telefon und im Schriftverkehr 💬 

Wie läuft die Ausbildung zur Kauffrau oder zum Kaufmann für Büromanagement ab?

Die Ausbildung dauert drei Jahre und findet sowohl im Betrieb als auch in der Berufsschule statt. Unter bestimmten Voraussetzungen kannst du sie verkürzen – beispielsweise mit (Fach-)Abitur oder sehr guten Leistungen. 

Welche Inhalte und Skills du bis zu den Abschlussprüfungen lernst, zeigen wir dir in der Übersichtsgrafik.

Übersicht über Themen, Skills und Abschlussprüfung(en) im Laufe der Ausbildung

Die abgebildeten Themen sind wichtig für die Prüfungen und vor allem für das spätere Berufsleben als Kaufmann oder Kauffrau für Büromanagement. Wenn du genauer wissen möchtest, was sich hinter den Kernthemen aus der Grafik verbirgt, wirf einen Blick in die Ausbildungsverordnung. 

💡Good to know: Ausbildungen werden überarbeitet! Die hier vorgestellte Ausbildung ist das Ergebnis einiger Anpassungen an die heutige Zeit. Welche Ausbildungspläne noch aufgefrischt wurden, erfährst du im Beitrag „Diese Ausbildungen wurden modernisiert“. Diesen findest du im Bereich Azubi-Info, hier auf nextstep.de. 

Welche Perspektiven hast du als Kauffrau oder Kaufmann für Büromanagement nach der Ausbildung?

Nach deiner Ausbildung kannst du laut der Bundesagentur für Arbeit in vielen Bereichen arbeiten – zum Beispiel in: 

• der öffentlichen Verwaltung 

• bei Verbänden, Organisationen und Interessenvertretungen 

• oder in Unternehmen aus verschiedensten Branchen: von Fahrzeugbauunternehmen über Hotels bis hin zum Holzhandwerk 

Wie viel verdienst du während der Ausbildung zur Kauffrau oder zum Kaufmann für Büromanagement?

Wie viel du in der Ausbildung verdienst, hängt davon ab, in welchem Bereich und in welchem Bundesland du arbeitest. Die Bundesagentur für Arbeit liefert drei Beispiele: 

Öffentlicher Dienst (monatlich brutto – davon werden also noch Steuern und andere Beträge abgezogen): 

1. Ausbildungsjahr: 1.293 Euro
2. Ausbildungsjahr: 1.343 Euro
3. Ausbildungsjahr: 1.389 Euro

Metall- und Elektroindustrie (monatlich brutto, je nach Bundesland): 

1. Ausbildungsjahr: 1.206 bis 1.338 Euro
2. Ausbildungsjahr: 1.259 bis 1.372 Euro
3. Ausbildungsjahr: 1.337 bis 1.466 Euro

Metallhandwerk (monatlich brutto, je nach Bundesland): 

1. Ausbildungsjahr: 682 bis 1.226 Euro
2. Ausbildungsjahr: 805 bis 1.294 Euro
3. Ausbildungsjahr: 921 bis 1.396 Euro

Wo kannst du die Ausbildung zur Kauffrau oder zum Kaufmann für Büromanagement machen?

Drei Vorschläge für schulische Lernorte, an denen Kaufleute für Büromanagement ausgebildet werden 

🏫 Berufliche Schule City Nord in Hamburg

An der Beruflichen Schule City Nord kannst du entweder in Blöcken (sechs Wochen Unterricht am Stück) oder in Teilzeit (zwei Unterrichtstage pro Woche) unterrichtet werden. Infos zum Ausbildungsangebot und zur Anmeldung findest du hier. 

🏫 Max-Weber-Berufskolleg in Düsseldorf

Auch das Max-Weber-Berufskolleg in Düsseldorf bietet die Ausbildung im Block- oder Teilzeitmodell an. Außerdem wird dir die Möglichkeit geboten, gleichzeitig zu studieren. Dafür gibt es das studienintegrierende Angebot. Die Schulanmeldung erfolgt nach Vertragsabschluss durch den Ausbildungsbetrieb. 

🏫 BBS Pottgraben in Osnabrück

Suchst du eine Ausbildung in Osnabrück? Dann kommt die BBS Pottgraben infrage. Die Schule weist darauf hin, dass du dir einen Betrieb suchen musst, der zur Industrie- und Handelskammer oder Handwerkskammer in Osnabrück gehört. Wenn du in der öffentlichen Verwaltung arbeiten willst, benötigst du einen Ausbildungsvertrag beim Niedersächsischen Studieninstitut. Alle Infos der Schule findest du hier.